Factures
Comment préparer une facture d'acompte puis de solde après un devis signé ?
Publié le · L’équipe Parapheo
Après un devis signé, préparez une facture d'acompte reliée à ce devis, puis une facture de solde qui reprend les acomptes déjà facturés. Enregistrez les paiements séparément. Une déduction d'acompte ne signifie pas que l'argent a été reçu : vérifiez chaque pièce et chaque règlement avant de déclarer le dossier soldé.
Quelles pièces faut-il distinguer dans le dossier ?
Le devis décrit la proposition acceptée ; les factures organisent sa facturation ; les règlements constatent les sommes reçues. Conservez ces trois repères séparés. Le retour signé du client ne prouve pas un paiement et l'émission d'une facture ne déclenche pas un virement.
Un indépendant peut prévoir un premier versement au lancement, puis le reste à une étape convenue. Avant de commencer, relisez ce que le devis prévoit réellement. La DGCCRF distingue les arrhes de l'acompte : ne choisissez pas ce libellé uniquement parce qu'un bouton du logiciel le propose. Faites vérifier les conditions adaptées à votre prestation si nécessaire.
Ce guide explique l'enchaînement pratique des pièces dans Parapheo. Il ne fixe pas le régime de TVA, le moment légal d'émission ni les clauses applicables à toutes les activités. Les fiches officielles ci-dessous servent de repères ; leur application à votre opération demande une vérification propre à votre entreprise.
Comment lire un exemple d'acompte puis de solde ?
Déduisez ce qui a déjà été facturé, puis suivez le paiement de chaque pièce. Prenons une prestation fictive de 1 200 € au total, sans détailler son traitement fiscal. Le devis prévoit un acompte de 30 %, soit 360 €. Le complément représente 840 €. Ces chiffres illustrent un calcul, pas un pourcentage recommandé.
| Pièce fictive | Montant à suivre | Ce que cela ne prouve pas |
|---|---|---|
| Devis accepté DEV-EXEMPLE | 1 200 € | Que la somme est encaissée |
| Facture d'acompte FAC-A | 360 € | Que le client l'a réglée |
| Facture de solde FAC-S | 840 €, après déduction des 360 € facturés | Que FAC-A ne présente plus d'impayé |
Si l'acompte n'a pas été payé, le reste à encaisser sur l'ensemble du dossier est encore de 1 200 € : 360 € sur FAC-A et 840 € sur FAC-S. Réclamer 1 200 € sur FAC-S en conservant FAC-A ouverte compterait deux fois l'acompte. À l'inverse, marquer FAC-A payée sans justificatif masquerait une somme attendue.
Comment préparer la facture d'acompte depuis le devis ?
Repartez du devis concerné plutôt que d'une facture indépendante créée de mémoire. Dans la liste de vos devis, vérifiez le client, le numéro et la version acceptée. Le contenu lié à une signature distante est figé : c'est cette proposition qui doit servir de référence.
- Ouvrez l'action de facturation du devis et choisissez une facture d'acompte.
- Indiquez le pourcentage ou le montant convenu, sans reprendre automatiquement l'exemple de ce guide.
- Contrôlez le client, les coordonnées, les dates et les lignes proposées.
- Vérifiez le numéro attribué et le rattachement au bon devis.
- Ouvrez le PDF pour contrôler les montants et les informations de paiement.
- Validez seulement lorsque la pièce correspond à ce que vous souhaitez émettre.
Un brouillon sert à préparer la pièce ; ce n'est pas un règlement reçu. Évitez aussi de recréer un acompte parce que vous ne retrouvez pas immédiatement son onglet. Cherchez d'abord dans les factures liées. Le contrôle des doublons commence par la lecture du dossier, même lorsque le logiciel bloque certaines incohérences.
Quand et comment préparer la facture de solde ?
Préparez le solde après avoir clarifié les acomptes déjà établis. Dans Parapheo, les acomptes liés doivent être validés avant cette étape. La facture de solde reprend leurs références et leurs déductions ; leur statut de paiement reste un sujet distinct.
Reprenez le même devis et choisissez le solde, pas une facture totale supplémentaire. Vérifiez la liste des acomptes déduits, leurs numéros et les montants. Si des pièces ont été corrigées depuis la préparation du brouillon, repartez d'un état à jour plutôt que de conserver un ancien calcul. La protection logicielle n'exonère pas de cette relecture.
Les montants hors taxe, la TVA et les déductions doivent rester cohérents entre les documents. Une différence de centime ou un avoir sur un acompte mérite une explication avant l'envoi. Ne corrigez pas l'écart en inventant un paiement. Pour une question fiscale ou une correction de facture, demandez le traitement approprié à votre conseil comptable.
Où enregistrer les paiements réellement reçus ?
Enregistrez chaque règlement sur la facture qu'il couvre, après vérification de votre justificatif. Depuis le suivi des factures, ouvrez la bonne pièce et relisez les paiements déjà saisis. Une même somme annoncée par mail puis visible en banque reste un seul encaissement.
Pour notre exemple fictif, notez les 360 € reçus sur FAC-A, puis les 840 € reçus sur FAC-S, aux dates constatées. Si le client verse une somme couvrant plusieurs pièces, rapprochez-la avant de répartir les saisies. L'application ne promet pas un rapprochement bancaire automatique qui choisirait à votre place.
Si vous avez seulement besoin de répartir une facture unique sur plusieurs dates, utilisez plutôt le guide de paiement en plusieurs fois avec échéancier. Créer des factures supplémentaires n'est pas un moyen neutre de matérialiser un calendrier : cela change les pièces à suivre.
Que vérifier avant de clore le dossier ?
Vérifiez à la fois la facturation du devis et le paiement des factures. Un devis peut être entièrement facturé alors qu'un acompte reste impayé. Une facture de solde réglée ne suffit donc pas, à elle seule, à conclure que tout le dossier est soldé.
Relisez la liste des pièces, les déductions et les encaissements. Rangez les PDF émis avec la version acceptée du devis. Si une erreur de prix ou une annulation apparaît, ne réécrivez pas simplement les documents validés : clarifiez la correction à produire et son lien avec les pièces d'origine.
Enfin, sauvegardez vos dossiers locaux. La relation entre devis et factures est utile seulement si vous pouvez la retrouver. Le guide du devis signé à la facture liée complète ce parcours. Aucun des boutons de préparation ne remplace la vérification des règles de votre activité ni les obligations de facturation électronique éventuellement applicables.
Questions fréquentes
Un acompte facturé est-il forcément payé ?
Non. La facture et le règlement sont deux événements distincts. Un acompte peut être déduit de la facture de solde alors que sa propre facture reste à payer ; consultez les deux suivis.
Faut-il une nouvelle facture pour chaque échéance ?
Pas nécessairement. Une facture unique peut avoir plusieurs dates de règlement. Ne confondez pas ce calendrier avec des factures d'acompte puis une facture de solde.
Que faire si un acompte est encore en brouillon ?
Clarifiez cette pièce avant de préparer le solde. Le parcours Parapheo bloque le solde tant qu'un acompte lié reste en brouillon : terminez sa vérification ou abandonnez ce brouillon après contrôle.
Puis-je modifier le devis signé pour ajuster le solde ?
Ne présentez pas l'ancienne signature comme l'acceptation d'un nouveau prix. Conservez la version acceptée et formalisez séparément les changements nécessaires.
Sources
- DGCCRF — Acompte, arrhes, avoir consulté le 4 novembre 2026
- Service Public Entreprendre — Mentions obligatoires sur une facture consulté le 4 novembre 2026
- Service Public Entreprendre — Tout savoir sur la facturation consulté le 4 novembre 2026